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September 25, 2008 / ICL

Preparing Projects for Localized Desktop Publishing | Preparación de proyectos de localización para su publicación

I am publishing here in my blog the following article (the original in English and my translation) because, based on my own experience as a technical translator, I consider it an excellent summary of a lot of the issues that need to be taken into account whenever a client is interested in the “localization” (that is, translation adapted to a given market) of their documentation. I requested permission from its author to translate this article and publish it here (if you wish to publish somewhere else its contents or my translation, please request first the corresponding permission). All texts included in brackets in the Spanish version have been added by me, in order to clarify some of the terms used.



By John Watkins
President and COO
ENLASO Corporation

If you search the web for guidelines for preparing projects for localization, you will find that most of the results focus on issues related to language content. For technical documentation and marketing materials, preparation and guidelines for the document publishing portion of your multilingual projects are equally important.

Some customers new to translation and localization often assume that translated documents simply open up in the same format as the source files, requiring little or no manual adjustments. This is not always the case. Ways to handle text expansion, special language-specific fonts and manipulations of the final output are just a few of the decisions the customer must make. Some planning, including the development of styles and formatting guidelines, can greatly streamline the publishing process of localized files.

This article includes a thorough checklist, with some examples, that covers the decisions you should make and the information you should provide before starting a publishing oriented localization project. These guidelines are aimed at projects with paper or PDF output as a final deliverable; software or website localization require somewhat different guidelines.


Is the project a new translation (from scratch) or an update to a legacy project? If it is an update, is it minor or major? Do you have the legacy source and target language files for any updates?

What are the source and target language(s)? Specify the country or locale as well (e.g., fr-CA for Canada vs. fr-FR for France).

Are style guides available for the source documents? What about for style guides for the localized documents? If not, can they be created? Do you need your localization vendor to prepare these for you?

What turn-around time do you require for the localization effort, including the layout of localized files?

Does the project include a customer review step of the translated content and/or formatting before final delivery? If so, has the internal review staff been identified? Have internal review turnaround times been established?

Are changes to content or format expected during the project? This will influence the probability of change orders and the likelihood of project cost increases. Expected changes often have an impact on cost and delivery time.

Do you have an existing Translation memory (TM) from previous projects?

Are there localizable graphics (graphics that contain text that needs to be localized)? If so, can you provide the source graphic files for editing?

Are there screenshots from software that appear in the document? Is the software localized (requiring the placement of localized screenshots in the target language documents)? Can you provide the screenshots or should the vendor capture the screens for you from the software?

Are there specific fonts for the vendor to use, or should the vendor select appropriate fonts for the target languages?

Will a single sourced document provide multiple outputs? (e.g., FrameMaker outputting PDF, HTML and Help via WebWorks or RoboHelp?).


Clean folder structures:

Provide an organized and clean folder structure with all source filesneeded to build the documentation (including any artwork). If possible, only include files that are used in the documentation for localization. It is always preferable if the files are “collected for output” including fonts, when they are in Quark or InDesign.

Final source files:

Provide source files as close to “final” as possible. Most accurate estimates are done on final files. If non-final files are provided, a vendor must re-analyze files prior to project start.

Final output of source:

Provide final deliverable output of the source language (typically a final PDF). This is referred to as the ’Go by’, and is used to assure consistent and high quality output for the localized documents. If final deliverable output specifications cannot be provided by the client, the vendor will create them and request the client’s approval prior to their use.

Platform/Applications/Versions of source documents:

Provide information on all platforms (e.g., PC, Mac, UNIX, Linux) and applications (e.g., FrameMaker, InDesign, QuarkXPress, Illustrator, PageMaker, WebWorks, Word, Excel, PowerPoint), and versions (E.g. FrameMaker 7.0 or 8.0, InDesign CS2) used in creating the sourcedocuments.



During documentation layout of the localized content, the vendor needs to know if the page flow has to match the source documents (e.g., whether page breaks must match, whether documents must end on an even or odd number of pages, and the maximum allowable page count.

Text expansion:

As a general rule, expect content to expand 20-30% for European languages. Asian languages tend to come closer to English in page length, but they typically require larger font sizes. Consider the preferred format overrides the vendor should use (e.g., kerning adjustments before adjustment of line spacing before adjustments to smaller font sizes).


Some languages require different fonts to render the characters correctly. If you have strict preferences for appropriate fonts, provide this information to your vendor early in the localization process. Note: if you have established a custom designed “corporate font,” there may not be equivalent style fonts for eastern European and Asian languages.


During the localization process, measurement units may be left in English units or need to be converted for the appropriate market. It is best if you provide the converted units, if they are necessary, to ensure compliance with your products. In a similar vein, you may need to provide alternative contact information (address and telephone numbers) and currency rates to be used in the localized documentation.


Preparing graphics for localization can save money during the localization process. Ensure that the graphics have “text layers” so that the text can be easily accessed and modified by your localization vendor. If these text layers are “flattened”, the vendor must budget for re-creation of text layers.


Software documentation often contains screenshots from the software for reference. If the software is localized as well, then localized screenshots should be placed in the localized documentation.

* If they will remain in English, how should the localization vendor handle User Interface references within the body text that directly refer to a screen shot?

* If screenshots are localized, will the localization vendor recreate screenshots after the User Interface is localized or will you provide them?

Part/artwork numbers for the localized documents:

Make sure to provide project specific language codes, part numbers, and artwork numbers that replace related numbers from the source files.

Style Guides:

These publishing phase guidelines are often combined into style guides for each target market. Style guides provide a living document of these requirements, helping to ensure consistent quality over multiple projects for each target market. Working with a localization vendor experienced in the development of target market style guides improves your localization efficiency.


File naming and folder specifications:

You may have specific requirements for the delivery of localized documentation files (including file naming conventions, directory folders naming and structure. Communicate to the localization vendor about your specific needs.

Change in application for deliverables:

Clients may need to transfer their source content from an old application to publishing software more suited for your target language(s) (e.g., PageMaker to FrameMaker conversion) to better accommodate features like tables and cross references. Conversion to another application may also be necessary if the source application does not support your target language(s). For example: FrameMaker 8 doesn’t support Arabic or other bi-directional languages. In this case, InDesign would be a better choice.

If document conversion is necessary, re-creation of the source template in the deliverable application is required prior to localization. Make sure to approve the final source template prior to starting translation.

Translation memory:

Using a translation memory can improve quality (by supporting consistency in the translation) while helping to reduce costs through the leveraging of previously translated text. Do you have specific translation memory format requirements? There are a number of tools available, though the largest market share belongs to Trados and the TMX translation memory format.

PDF specifications:

Documentation is often output to PDF format. Should PDF be Web or print ready or do you need both? If PDF must be print ready, make sure to provide resolution requirements, dpi and final page size specifications. If PDF is for print, should a registration mark be added? Are bookmarks required or other special features? When either party (customer or vendor) “guesses” what the best output specification would be, there is the risk of additional billable time required for recreating correct PDF output.


Finding the answers to these questions eliminate many of the surprises that can occur in multilingual documentation production. Internal fact-finding to provide full specifications to your localization vendor is well worth the effort, saving time and money during the localization process. The tips provided here can help you avoid unwanted project delays or costly change orders.

Publico aquí en mi blog el siguiente artículo (el texto original en inglés y mi traducción), ya que, a partir de mi propia experiencia como traductora técnica, me parece un excelente resumen de muchas de las cuestiones que un cliente interesado en la “localización” (es decir, la traducción de documentos adaptada a un mercado concreto) debe tener en cuenta. Solicité a su autor la debida autorización para traducirlo y publicarlo en este blog (si desea publicar este artículo o mi traducción en otro sitio, por favor solicite primero la debida autorización). Los textos que aparecen entre corchetes han sido añadidos por mí, a fin de clarificar ciertos términos utilizados.



Por John Watkins
Presidente y Director de Operaciones
ENLASO Corporation

Si hacemos una búsqueda en Internet sobre guías relacionadas con la preparación de proyectos para su localización [traducción y adaptación de documentación a un entorno e idioma determinado], nos encontraremos con que la mayoría de los resultados se centran en temas que tienen que ver con el contenido lingüístico. En el caso de documentos técnicos y de marketing de proyectos en varios idiomas, la preparación y las directrices de la parte relacionada con la publicación de los documentos tiene tanta importancia como todo lo demás.

Algunos clientes que requieren por primera vez la traducción y localización a menudo dan por sentado que los documentos traducidos se podrán abrir en el mismo formato que los archivos en lengua original y que se requiere poco o ningún ajuste manual, lo cual no es siempre el caso. Por ejemplo, cómo resolver la extensión del texto, el uso de fuentes [tipos de letra] especiales para un idioma específico y el tratamiento del resultado final son solamente algunas de las decisiones que el cliente debe tomar. Un mínimo de planificación que incluya el desarrollo de directrices sobre estilo y formato puede optimizar en gran medida el proceso de publicación de los archivos localizados.

Este artículo incluye una lista exhaustiva, con ejemplos, de cuestiones sobre las que los clientes deben tomar una decisión, así como sobre la información que el cliente debe facilitar antes del inicio de un proyecto de localización que va a ser publicado. Estas directrices están orientadas a proyectos cuya entrega final se realizará de forma impresa o como archivos PDF. La localización de software y de sitios web requiere directrices diferentes.


* ¿Trata el proyecto de una nueva traducción o es la actualización de un proyecto previamente traducido? Si se trata de una actualización, ¿es poco o mucho volumen? ¿Se dispone de los archivos en lengua original y lengua terminal de la versión anterior?

* ¿Cuáles son las lenguas originales y terminales? También es necesario especificar las diferencias dialectales por país o región. Por ejemplo, “fr-CA” para francés de Canadá, en contraste con “fr-FR” para francés de Francia.

* ¿Se dispone de guías de estilo para los documentos en lengua original? ¿Y para los documentos en lengua terminal? De no existir dichas guías, ¿es posible crearlas? ¿Requiere el cliente que su proveedor de localización prepare dichas guías?

* ¿En qué plazo se requiere que se termine la localización, incluida la maquetación de los archivos localizados?

* ¿Incluye el proyecto un proceso de fases de revisión (por parte del cliente) del contenido o formato traducido antes de la entrega final? En este caso, ¿cuenta el cliente con personal que lleve a cabo dichas tareas de revisión? ¿Ha establecido el cliente, a nivel interno de la empresa, plazos de entrega de las revisiones?

* ¿Se realizarán durante el proyecto cambios en el contenido o el formato? Esto aumentará la probabilidad de recargos debidos a cambios, así como de costes del proyecto. Los cambios previstos generalmente influyen en los costes y plazos de entrega.

* ¿Se dispone de una memoria de traducción (TM) de proyectos anteriores?

* ¿Es necesaria la localización del texto contenido en imágenes o gráficos? En este caso, ¿puede el cliente proporcionar los archivos gráficos correspondientes para editar su contenido?

* ¿En el caso de software que aparece en el documento, se dispone de capturas de pantalla del software? ¿Ha sido localizado el software cuyas capturas de pantalla se insertarán en los documentos en lengua terminal? ¿Puede el cliente proporcionar las capturas de pantalla o deberá el proveedor de localización obtenerlas a partir del software?

* Para los documentos en lengua terminal, ¿requiere el cliente el uso de fuentes específicas o debe el proveedor de localización seleccionarlas?

* ¿Se crearán varios archivos con formato diferente a partir de un solo documento original? Por ejemplo, un archivo FrameMaker de origen a partir del cual se generen archivos PDF, HTML y de Ayuda mediante el uso de WebWorks o RoboHelp.


Estructuración clara de directorios y carpetas:

Es necesario utilizar una estructuración organizada y clara de todos los archivos de origen (incluidos los archivos gráficos) que se requieren para crear la documentación. De ser posible, es mejor que se incluyan solamente los archivos de la documentación que requieran localización. Siempre es preferible que los archivos estén debidamente “agrupados para su localización”, lo cual significa que incluyan las fuentes en el caso de programas de edición como Quark o InDesign.

Versión final de los archivos en lengua original:

El cliente debe proporcionar los archivos en lengua original en la “versión más final” posible. Es más fácil realizar una previsión de gastos basada en la versión final de los archivos en lengua original. Si el cliente no proporciona archivos en versión final, el proveedor de localización tendrá que volver a analizar los archivos antes de que empiece el proyecto.

Documentos finales de referencia en lengua original:

El cliente debe proporcionar documentos finales (usualmente un archivo PDF final) en lengua original. Sirven de referencia “a seguir” y se utilizan para garantizar uniformidad y alta calidad de los documentos en lengua terminal. Si el cliente no puede proporcionar especificaciones sobre los documentos finales de entrega, el proveedor de localización las creará y solicitará su aprobación antes de utilizarlas.

Plataforma/aplicaciones/versiones de los documentos en lengua original

El cliente debe proporcionar información sobre todas las plataformas de sistema operativo (es decir, PC, Mac, UNIX, Linux) y aplicaciones (es decir, FrameMaker, InDesign, QuarkXPress, Illustrator, PageMaker, WebWorks, Word, Excel, PowerPoint), así como de las versiones (por ejemplo, FrameMaker 7.0 u 8.0, InDesign CS2) utilizadas para la creación de los documentos en lengua original.



Durante la maquetación del contenido de los documentos localizados, el proveedor de localización necesita saber si la paginación tiene que ajustarse a la paginación de los documentos en lengua original. Es decir, si los saltos de página deben coincidir, si los documentos deben terminar en un número de página par o impar, así como el número máximo permitido de páginas adicionales.

Extensión del texto:

Por regla general, se calcula que el contenido del texto se extiende de 20% a 30% en el caso de lenguas europeas. En el caso de idiomas asiáticos, el texto suele ocupar casi el mismo espacio que el idioma inglés, pero generalmente se requiere una fuente de tamaño más grande. Hay que tomar en cuenta los cambios de formato que el proveedor de localización debe hacer. Por ejemplo, los ajustes de espacio para fuentes antes del ajuste del espacio de interlineado, antes de los ajustes a tamaños de fuente más pequeños.


Algunos idiomas requieren diferentes fuentes para que los caracteres se muestren correctamente. Si el cliente tiene preferencias estrictas sobre las fuentes apropiadas que se deben emplear, deberá facilitar dicha información al proveedor de localización durante el inicio del proceso de localización. Nota: si el cliente ha establecido el uso de una fuente personalizada y de diseño exclusivo “de la empresa”, es posible que no existan fuentes equivalentes en el caso de los idiomas de Europa del Este y de Asia.

Unidades de medida/direcciones/teléfonos/divisas:

Durante el proceso de localización, es posible utilizar las unidades de medida del idioma inglés [sistema anglosajón] o convertirlas a las unidades del mercado correspondiente de la lengua terminal. En caso necesario, lo mejor es que el cliente proporcione los equivalentes resultantes al convertir los valores a la unidad de medida de la lengua terminal, a fin de garantizar que se ajusten debidamente al producto del cliente. Asimismo, es posible que el cliente tenga que proporcionar la información alternativa de contacto (dirección y números de teléfono) y las divisas que se deben utilizar en la documentación localizada.

Imágenes y gráficos:

La preparación previa de las imágenes o gráficos para su localización puede ahorrar costes durante el proceso de localización. Asegúrese de que las imágenes o los gráficos tengan “capas de texto” que permitan al proveedor de localización acceder fácilmente al texto y modificarlo. Si dichas capas están “fusionadas” [no son accesibles], el proveedor de localización deberá incluir en su presupuesto el coste de la edición de las capas de texto.

Capturas de pantalla:

La documentación de software a menudo contiene capturas [imágenes] de pantallas del software, las cuales sirven de referencia. Si el software se va también a localizar, las capturas de pantalla localizadas deberán insertarse en la documentación localizada.

* En caso de que se dejen en inglés, ¿cómo debe el proveedor de localización tratar las referencias a la interfaz de usuario incluidas en el texto de la documentación que hagan referencia directamente a una pantalla del software?

* Si se localizan las capturas de pantalla, ¿deberá el proveedor de localización volver a crear las capturas de pantalla una vez localizada la interfaz de usuario o se encargará el cliente de proporcionar dichas capturas?

Códigos de referencia de las piezas o del arte final:

El cliente debe asegurarse de proporcionar los códigos de referencia específicos, como códigos de idioma, números de piezas o artículos, así como del arte final que reemplazarán a los códigos de los archivos en lengua original.

Guías de estilo:

Las directrices sobre la fase de publicación a menudo incluyen guías de estilo para cada mercado de destino. Las guías de estilo constituyen un documento práctico sobre este tipo de requisitos, ya que ayudan a garantizar la uniformidad de calidad en varios proyectos y para cada mercado de destino. La eficiencia del trabajo de localización aumenta cuando se trabaja con un proveedor de localización que tenga experiencia en el desarrollo de guías de estilo para un mercado de destino.


Nomenclatura de archivos y especificaciones de los directorios y carpetas:

Puede haber requisitos específicos para la entrega de los archivos de la documentación localizada, incluidas las convenciones de nomenclatura de archivos y de directorios y carpetas, así como su estructuración. Informe al proveedor de localización cuáles son sus requisitos específicos al respecto.

Cambio de la aplicación para los archivos finales:

Es posible que los clientes requieran la conversión del contenido en lengua original (en formato de una aplicación más antigua) al formato de una aplicación que se adapte mejor a la lengua terminal (por ejemplo, de PageMaker a FrameMaker), a fin de lograr un mejor ajuste de ciertas características del contenido, como tablas y referencias cruzadas. La conversión al formato de otra aplicación también puede ser necesaria en caso de que la aplicación utilizada para los archivos en lengua original no sea compatible con la lengua terminal. Por ejemplo: FrameMaker 8 no es compatible con los documentos en árabe ni en otros idiomas bidireccionales. En este caso, InDesign sería una mejor elección.

* Si se requiere la conversión de los documentos, antes de proceder con la localización será necesario volver a crear la plantilla del documento en lengua original en la aplicación que se utilizará para los archivos en lengua terminal. Antes de empezar con la traducción, hay que asegurarse de haber obtenido la aprobación de la plantilla final de los archivos en lengua original.

Memoria de traducción:

El uso de una memoria de traducción puede mejorar la calidad de la traducción, ya que, por un lado, facilita la coherencia [terminológica] de la traducción y, por otro, ayuda a reducir costes gracias al aprovechamiento de textos previamente traducidos. ¿Requiere el cliente un formato específico de memoria de traducción? Existen diferentes herramientas de memoria de traducción, aunque el formato para Trados y TMX son los que se usan mayoritariamente en el mercado.

Especificaciones para el formato PDF:

A menudo se solicita la entrega de los archivos finales en formato PDF. ¿Deben los archivos en formato PDF adecuarse para su publicación en Internet o para su impresión o para ambos casos? En caso de que el formato PDF tenga que adecuarse a la impresión, es necesario saber de antemano los requisitos de resolución, puntos por pulgada (DPI), así como el tamaño final de página. Asimismo, ¿deberá agregarse una marca de registro? ¿Se requieren marcas de edición u otras características especiales? Si se deja en manos del cliente o del proveedor de localización “adivinar” las especificaciones sobre el formato de los archivos finales, se corre el riesgo de que se requiera (y se cobre) tiempo adicional para volver a crear correctamente el formato PDF final.


Obtener la respuesta apropiada para cada una de estas cuestiones evitará muchas de las “sorpresas” que a veces tienen lugar durante la producción de documentación en varias lenguas. Merece la pena dedicar [tiempo y] esfuerzos a nivel interno en la empresa del cliente para proporcionar todas estas especificaciones al proveedor de localización, ya que con ello se ahorrará tiempo y dinero durante el proceso de localización. Las recomendaciones que se proporcionan en este artículo pueden ayudar a los clientes a evitar retrasos en los proyectos o costosos recargos debidos a cambios.


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