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March 17, 2010 / ICL

The simultaneous translation job email notification race: worth luddist ire? | La carrera de notificaciones de trabajo simultáneas por email: ¿merece la ira del ludismo?

I just finished reading Jost Zetzsche’s excellent article ”Consider the Luddites” (AccuRapid Translation Journal) and one of his final comments:

But developments in technology are moving so very fast these days that it seems we often don’t have the time or the space to evaluate the usefulness of a tool in creating a better product. That’s the part where we need to be cautious.

Reminded me of the difficulty of not reacting like a luddite when sometimes the progress of technology imposes a clearly unpleasant mechanization or automation not only of the work tasks, but also of humans.

I am referring specifically to one of the most annoying automation features of many translation management tools/portals used nowadays by many translation companies to assign work to freelance translators: the automatic e-mail notification of a job that is sent simultaneously to a number of translators. For example:

Click here to see a bigger version of this image.

Whenever I receive this e-mail notification I feel like I have just heard the shotgun that indicates the start of a race, though I am not sure if it’s a greyhound dog race or a 100-meter human athlete race.

I normally don’t make it on time to be the first to “grab” such assignments, mainly because I try to keep e-mail checking under control (meaning, not more than once per hour), so it usually happens that by the time I check the said notification someone else has already beat me to the said race.

So am I being a luddite for complaining about this system or is this system really one of those “advances” that is actually contributing to deteriorate the quality of work for translators?

Well, to me this is becoming as irritating as those customer support automatic phone systems where you have to keep pressing one of the number keys of the telephone in order to reach a human voice.

At least in the more traditional translation job bidding system you get a chance (no matter how competitive) to present your bid in a personal way and it is up to the client to choose the best or their most preferred offer.

In the described automated e-mail notification system it is just a matter of whether you are quick enough to click on the e-mail job notification link.

It’s like “the fastest gunman gets to shoot first”. Is this really what translation is about?

I am sure there is a way of using the automation of job assignments in a more humane way.

For example, in SDL’s Teamworks you also have a feature to automate job assignments, but it allows you to send the notification first to only one translator and, should the translator not answer during a given set time, then the feature sends the notification to the next equally qualified translator. Frankly, I doubt that an hour or so will make a major difference when assigning a job due a week or so later (unless we are dealing with urgent jobs).

So let this blog entry become a “message in a bottle” aimed at translation companies using this system, for them to at least consider that, no matter how effective or quick a tool may seem to help manage work, by using technology in such an impersonal way, in some cases they may risk losing what should really be their biggest asset: people.

———————

References:

Wikipedia – Spanish

Wikipedia – English

Valencia University (Spain)

Wall Street Journal Blog (Gary Hamel)

UNED University (Spain)

Technology and dehumanization (slide presentation)

Acabo de terminar de leer el excelente artículo de Jost Zetzsche titulado ”Consider the Luddites” (algo así como “Hay que tener en cuenta a los luditas”, publicado en AccuRapid Translation Journal) y uno de sus comentarios finales:

Pero el desarrollo de la tecnología avanza tan rápido hoy en día que parece que no tenemos tiempo o espacio para valorar la utilidad de una herramienta y si tiene como resultado la creación de un mejor producto. Es en este sentido que hemos de ser cautos.

Me recordó lo difícil que resulta no reaccionar como un ludita* cuando a veces el progreso de la tecnología impone una desagradable mecanización o automatización no solo de las tareas de trabajo, sino además de los humanos.

Me refiero específicamente a una de las funciones automatizadas más molestas de muchos portales/herramientas de gestión de la traducción que hoy en día utilizan muchas empresas de traducción que asignan trabajo a los traductores autónomos: la notificación automática sobre trabajo que se envía simultáneamente por email a un número de traductores. Por ejemplo:

Haga clic aquí para ver una versión más grande de esta imagen.

Siempre que recibo dicha notificación me siento como si acabara de oír el disparo que indica el inicio de una carrera, aunque no estoy segura si se trata de una carrera de galgos o de una carrera de 100 metros de atletas humanos.

Por lo general nunca llego a tiempo para ser la primera en “arrebatar” dicha oferta, principalmente porque trato de mantener la consulta de nuevos emails “bajo control” (es decir, no más de una vez por hora), así que suele ocurrir que para cuando logro enterarme de dicha notificación, otra persona ya me ha ganado en dicha carrera.

Por tanto, ¿estoy siendo una “ludita” por quejarme sobre este sistema o es dicho sistema realmente uno de esos “avances” que en realidad contribuye a deteriorar la calidad del trabajo de los traductores?

Lo cierto es que para mí esto se ha vuelto tan molesto como los sistemas automatizados de atención telefónica al cliente que requieren que se pulse una tras otra alguna de las teclas numéricas del teléfono hasta lograr por fin escuchar una voz humana.

Al menos en el sistema más tradicional de concurso en ofertas de trabajo se tiene la posibilidad (aunque haya mucha competencia) de presentar nuestra oferta de forma más personalizada y corresponde al cliente elegir la mejor oferta o más bien la que prefiera.

En el sistema de notificación de trabajo previamente descrito es solo cuestión de ser lo suficientemente rápido para hacer clic en el enlace de la oferta que aparece en la notificación por email.

Algo así como “el pistolero más rápido es el que dispara primero”. ¿De verdad es de esto que va la traducción?

Estoy segura de que hay formas de utilizar la automatización de la asignación de trabajo de manera más humana.

Por ejemplo, en el programa Teamworks de SDL existe una función para automatizar la asignación de trabajo, pero permite enviar la notificación primero a un solo traductor y, en caso de que el traductor no responda en un plazo de tiempo determinado, la función envía la notificación al siguiente traductor cualificado. Francamente, dudo que una hora o poco más supongan una diferencia tan grande a la hora de asignar un trabajo cuya fecha de entrega es para la semana siguiente o más tarde (a menos, claro está, que se trate de trabajos urgentes).

En resumen, sirva este comentario como “mensaje en una botella” dirigido a las empresas de traducción que utilizan este sistema, para que al menos tengan en cuenta que, por muy eficaz o rápida que pueda parecer una herramienta de gestión del trabajo, un uso tan impersonal de la tecnología puede, en algunos casos, acarrear la pérdida del que realmente debería ser su bien más preciado: las personas.

———————

Referencias:

*Wikipedia (español)

Wikipedia (inglés)

Universidad de Valencia (España)

Blog (Gary Hamel) del periódico Wall Street Journal

Universidad UNED (España)

Tecnología y deshumanización (presentación en inglés)

 

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14 Comments

Leave a Comment
  1. Certified Translation Services / Mar 17 2010 19:50

    I have read some posts and i am going to add this blog to my RSS feed reader.

  2. iveclop / Mar 17 2010 20:19

    Hi (name?),

    Thanks for adding this blog to your RSS feed reader.

    I just visited your website and the following statement in your “About Us” page caught my attention:

    “As we have grown over the years, we have prided ourselves on building and maintaining a SPECIAL INDIVIDUAL RELATIONSHIP with each of our clients. We believe that we are combining the best of two worlds: the EFFICIENCY of an established corporation with the CUSTOMIZED SERVICE you would expect in a small business.”

    It sounds like you also believe in the value of applying a “balanced” use of technology and work quality.

    Saludos

  3. Kevin Lossner / Mar 18 2010 21:48

    I consider such parallel notifications to be grossly disrespectful and ignore them almost without exception. When I was first starting out as a translator I played the “quick draw” game and actually gained a number of clients that way, many of whom are with me still years later. However, I noticed too that constant interruptions of my work by e-mail notifications were a huge distraction which had a negative impact on both the quality of my work and the quality of my life (= nerves). So I learned to “let go” of the idea of being constantly available and check my e-mail only when I am at a logical break point and feel the need to do so, usually every few hours, sometimes less often. I do not carry a Blackberry or any other similar hellish instrument to keep in constant touch, and I can’t remember my mobile telephone number most of the time when people ask for it. Does this result in missed opportunities? You bet it does. But it also means that I am more relaxed and fit to deal with my scheduled work, which fills up all my available time anyway.

    • iveclop / Mar 19 2010 12:59

      Hi Kevin,

      Long time no hearing from you, but good to read you again.

      As I commented, Jost’s piece about luddism really reminded me that there is a considerable number of features in some of the translation technology used, not only the one I made reference to, that are making work rather dehumanized, without exaggeration.

      All this can often pose the paradox of “to be or not to be” a luddite in such cases.

      But I also definitely agree with you that all this use of gadgets, Blackberry devices, etc. is in many cases an unnecessary technological intrusion in our lives that often makes no sense, as work can be perfectly achieved in most cases, with high quality and on time, without such additional stress.

      LG,

      Ivette

      • Kevin Lossner / Mar 23 2010 18:06

        Ivette, I think it’s the habits of people as much as any technology that have a dehumanizing effect. Technology is a facilitator of disempowerment and lifestyle degradation in some cases, but a human choice is behind every wicked result I think.

        My choice for “dangerous feature of the decade” in a TEnT tool is the “homogeneity analysis” in my current favorite, memoQ. It gives me valuable information for planning, and I prefer not to work without it, but approached with the wrong attitude, terrible abuses can occur if the person on the receiving end of “discount proposals” does not firmly reject them or offer suitable counterproposals.

        What I don’t understand is people who squawk about “fuzzy match schedules”, then cheerfully offer to work nights and weekends at regular rates or even – horror of horrors – offer bulk discounts as if their translated words were a truckload of carrots. Its especially odd give that consistency is often harder to maintain in a large document than in a smaller one; work seldom gets easier when there is more of it.

        The Luddite appreciation of human values is welcome, but it is important to recognize that these values are compromised by much more than technology, and resistance is called for in every case.

      • iveclop / Mar 24 2010 17:51

        Kevin, with all the debate about MT so hot in the translation world these days, I have noticed that some people’s attitudes seem to be getting more and more “polarized” about technology, meaning there seems to be a certain lack of tolerance in either extreme (pro or against MT).

        In some cases, I have even noticed that the minute you express criticism (even if it is constructive) about technology, it seems you are immediately labeled as yet another luddite.

        This was also the reason why I decided to write this blog entry, because, due to the fact that I have published past interviews of industry leaders who advocate MT, it may seem that I am completely in favor of any translation technology without questioning it, when the thing is I think that obviously in technology there are features that are dehumanizing and this is certainly worth criticism (because of the way they are used, as you have pointed out, not necessarily because of the technology itself).

        Of course, obviously there are economic interests involved in all this, that make some technology advances almost unquestionable and we are often rushed to accept them because of this, but I think that merely “keeping an eye” on what may not be so positive about a given technology does not “automatically” make one a luddite and can even be useful feedback for further developments (or uses) of a given technology.

        8-|

  4. Marina Menéndez / Mar 21 2010 21:18

    Hola, Ivette:

    Gracias por darle un toque de humor a este tema. La premura y la masificación han invadido casi todos los aspectos de las relaciones (¿o deberíamos decir ‘contactos’). Los clientes, además, suelen ofuscarse si uno no está disponible -24hs al día los 365 días al año- para contestar correo electrónico en un perentorio plazo de pocos minutos o para hablar por teléfono. Como Kevin, no tengo ningún aparato diabólico para que puedan contactarme en cualquier momento. No doy mi teléfono a los clientes (salvo raras excepciones) ni tengo el messenger abierto todo el día. Perderé trabajos pero conservaré mi salud.

    Abrazo ; )

    • iveclop / Mar 22 2010 13:36

      Hola Marina:

      Siempre es un gustazo leerte por aquí.

      La verdad es que el toque sarcástico de mi crítica no sé si contribuirá en algo a que este tipo de deshumanización de la tecnología cambie.

      Sí te puedo decir que al menos el autor del artículo al que hice referencia, Jost Zetzsche, envió un “tweet” en Twitter sobre mi artículo (en relación con el suyo) y justamente este pasado finde tuvo lugar una conferencia de la ATA en la que participó Jost y al parecer comentó en parte sobre esto de la deshumanización de la tecnología.

      Por otro lado, yo en realidad soy en general fan de la tecnología (tiendo a ser algo “nerd”), siempre y cuando la tecnología no caiga en cuestiones como la que he criticado con este miniartículo, o bien que se convierta en un obstáculo en lugar de algo útil.

      Por ejemplo, me encantan cosas como Twitter y Skype, además de que debo confesar que me encanta también el lado práctico de los teléfonos móviles, cuando no se abusa de ellos.

      En fin, hay muchísimas sutilezas en esto del uso de la tecnología, así que por eso comentaba que a veces resulta difícil no caer en el ludismo.

      Un abrazo,

      Ivette

  5. Pablo Muñoz / Mar 22 2010 20:46

    Hola Ivette:

    Muy buena entrada, te felicito :)

    Creo que este sistema puede ser bastante bueno en el sentido de rapidez si se combina con una preselección. Es decir, si el trabajo es urgente y de pocas palabras (pongamos 400), es normal que tengas que responder en un plazo de 24 horas o así. Luego es cuestión de ver quién está más capacitado para el encargo según las características del proyecto. Por supuesto, esto es solo útil cuando la base de traductores de la agencia no es muy grande, porque tener que decidir entre 30 traductores por idioma es harto difícil.

    Yo he hecho algunos encargos chiquititos mediante este sistema y me ha parecido correcto, pero claro, solo había 5 traductores además de mí solicitud y 24 horas es un margen suficiente para que el traductor interesado haga su oferta. Supongo que a las grandes agencias les interesa más la rapidez que otra cosa.

    Saludos,

    Pablo

    • iveclop / Mar 23 2010 13:51

      Hola Pablo:

      Encantada de recibir nuevamente tu visita y tus comentarios. :-)

      En el caso al que me refiero se trata de más de 5 traductores a los que *simultáneamente* se les envía la misma notificación. Es la simultaneidad (que es automatizada, en la que no interviene el PM) lo que no me parece correcto, pues, como ya comenté, el traductor que sea más rápido en hacer clic en el enlace y a continuación inmediatamente en el botón de aceptar el trabajo (en el portal de trabajo de la empresa) es quien se lleva la oferta. Como te digo, esto es como una carrera en la que los milisegundos, y no la cualificación o antigüedad del traductor, son los que deciden la asignación de trabajo.

      Sí estoy de acuerdo en que puede ser un sistema mínimamente aceptable en el caso de trabajos muy urgentes, pero incluso en ese caso creo que puede resultar más humano ponerse en contacto por Skype o incluso por teléfono, ya que los costes de este tipo de comunicación son o nulos (Skype) o incluidos en una tarifa plana mensual.

      Hasta la próxima,

      Ivette

  6. iveclop / Mar 23 2010 17:15

    Leaving here a link to a Harvard Biz Review article closely related to the issue I raised here: http://bit.ly/bfKq2y

    Dejo aquí el enlace a un artículo de Harvard Biz Review estrechamente relacionado con el tema tratado arriba por mí: http://bit.ly/bfKq2y

  7. Lucía / Apr 8 2010 20:15

    Muy bueno, Ivette, y a la vez divertido.

    La verdad que ser “el pistolero más rápido” tampoco va con mi manera de ser y comparto el odio por los teléfonos… esos sonidos que me interrumpen son agresiones al cerebro.

    También es cierto, como surge del comentario de Kevin, que tal vez en alguna etapa de la carrera pueda ser necesario postularse a este tipo de llamados. Pero sin duda el ideal es apuntar al trabajo más especializado, más pensado, en que el cliente sabe que quiere trabajar con nosotros y no va a desesperar si no le contestamos en un par de horas.

    Un abrazo,

    L

    • ICL / Apr 9 2010 15:41

      Hola Luci:

      Encantada, como siempre, de tu visita. :-)

      Sobre tu comentario y el de Kevin de aceptar clientes con sistemas automatizados solo cuando estás empezando, creo que es todo relativo.

      Soy veterana de la traducción (+17 años) y he tenido y tengo todo tipo de clientes que incluyen agencias de traducción con dichos sistemas. En más de un caso se trata de agencias que pagan bastante bien, así que tal vez una cosa compensa la otra y no necesariamente hay que ser un primerizo para trabajar con este tipo de clientes.

      Te sorprendería que algunas “grandes” agencias de traducción “evolucionan” cada vez más hacia la automatización, así que no es realmente un fenómeno aislado.

      En fin, gajes tecnológicos del mundo de la traducción.

      Un abrazo,

      Ivette

      P.D.: enhorabuena por tu nuevo sitio web empresarial. Impresionante y excelente calidad de diseño. Muchos éxitos.

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